Björn Slabbinck is één van de sterkhouders binnen Dekeyzer-Ossaer. Als boekhouder heeft hij een uitgesproken passie om de administratieve processen op elkaar af te stemmen en de efficiëntie van het ERP (Enterprise Resource Planning) te bevorderen.
Aan de wieg van de informatisering
Björn Slabbinck ging aan de slag als eerste bediende bij Dekeyzer-Ossaer eind 2000. Naast de functie van boekhouder werd hij ook ingeschakeld als allround medewerker: ‘Het was toen nog een kleinschaliger bedrijf. Ik deed de administratie en controleerde de kwaliteit. Ik ging al eens helpen bij het vlees lossen en deed de verwerking van goederen die binnenkwamen. Ik weet nog dat er toen heel veel registratie bijkwam omdat er nog geen lotnummers waren.’
Die registratie werd steeds belangrijker. Zo verplichtte de overheid de vleessector om de traceerbaarheid van elk product te garanderen. Björn stond mee aan de wieg van de informatisering bij Dekeyzer-Ossaer: ‘Ik heb die evolutie nog gekend. De producten werden eerst ingeschreven in registers. Daarna werden er tabellen in een computerprogramma opgesteld om ze vervolgens elke week af te drukken en in een mapje te bewaren.’
Intussen werd de administratie geautomatiseerd: ‘De bestellingen werden vroeger veel eenvoudiger klaargemaakt en manueel ingegeven. Nu is elk document aan elkaar gekoppeld met behulp van een scanner en uitgebreide software. Nu kun je via het lotnummer de bestelling volgen tot en met de levering.’
Elke schakel is belangrijk
Björn onderstreept het belang van een correcte behandeling van de bestellingen. De boekhouding is daarbij het eindpunt van een hele reeks handelingen en functies die eraan vooraf gaat: ‘Als de registratie bij het begin niet juist gebeurt dan kunnen we de factuur niet correct boeken en dan is onze boekhouding niet correct, … Dat betekent dat elke stap essentieel is om een vlotte verwerking van de facturen te garanderen.’
Björn en zijn collega’s sturen graag bij waar nodig: ‘Hoewel het niet onze hoofdtaak is om bij te sturen, geven we graag tips om de registratie vlotter te laten verlopen. Alles in het systeem moet kloppen. Hoe meer controles er in zitten, hoe efficiënter het hele proces wordt.’
De ontwikkeling van een eigen ERP
Dekeyzer-Ossaer werkt achter de schermen volop aan de modernisering van de digitale facturatie. Björn staat mee aan de basis van dit vernieuwde ERP: ‘We evolueren naar iets nieuws, maar we bouwen verder op de sterktes van het basisprogramma dat reeds bestond. Nu streven we naar een eigen programma.’
De transitie verloopt in verschillende stappen: ‘Het nieuwe programma bouwt verder op onze bestaande database. Op een bepaald moment zal het oude systeem uitgeschakeld worden. Dat gebeurt geleidelijk aan zodat iedereen kan wennen aan de verschillende aanpassingen die gebeuren.’
Björn werkt daarenboven actief mee aan de optimalisatie van het ERP: ‘Je kunt aankaarten dat er verbeteringen mogelijk zijn. Er wordt naar je geluisterd. Je bent hier geen nummer in de rij dat betaald moet worden. Je krijgt de kans om je visie te geven. Zo versterken we samen het administratieve proces.’
Tijdswinst
De modernisering van het ERP vormde een noodzakelijke stap binnen het bedrijf: ‘Er worden steeds meer bestellingen geplaatst via de webshop. Vroeger moest een klant naar ons bellen om zijn bestelling te plaatsen en dat nam veel tijd in beslag. Nu zijn alle documenten meteen online beschikbaar. Via de technische fiche ben je meteen op de hoogte van de samenstelling van het product, aan welke normen het voldoet… Zo besparen onze klanten tijd en kunnen ze een bestelling plaatsen wanneer het hen past.’
Ook op de facturatie- en boekhoudafdeling doet men zijn voordeel met de digitalisering: ‘De facturen worden digitaal gescand en geklasseerd. Elke klant heeft een mapje op de server waarin alle informatie kan worden geraadpleegd. Dit levert ook voor ons een enorme tijdswinst op.’
Een uitdagende job
Het werk op de boekhouding is allerminst saai, in tegenstelling tot wat men weleens durft te denken: ‘Boekhouding is meer dan aan- en verkoopfacturen inboeken. Je moet bepaalde cijfers genereren en alles zo vlot mogelijk laten verlopen om de boekhouding elke maand correct af te sluiten.’
De boekhoudkundige cijfers zijn immers essentieel voor het management: ‘Vaak moeten er beslissingen genomen worden op basis van de cijfers. Iedereen in het bedrijf moet vooruit kunnen. Hoe juister onze cijfers zijn, hoe beter de strategie kan worden bepaald.’
Bovendien is geen enkele dag dezelfde voor Björn: ‘Het aantrekkelijkste aan deze job is de afwisseling. Het gaat niet over zuiver kosten berekenen. Wij komen ook wel eens in contact met leveranciers die vragen hebben over facturen. We moeten op elk moment iedereen zo goed mogelijk helpen. Elke dag zijn er weer nieuwe uitdagingen. Daarnaast probeer je een stukje van jouw ervaring door te geven in de hoop dat jouw gedrevenheid afstraalt op de anderen. Dynamiek en afwisseling vormen daarbij een constante.’
Waardering
De gedrevenheid van de familie Dekeyzer-Ossaer werkt aanstekelijk en vormt een essentiële pijler binnen het bedrijf: ‘Alles is uniek. Er zijn geen twee identieke koeien die geslacht worden dus ook geen standaardproducten. Wanneer de bestellingen klaar zijn, zit mijn dagtaak erop en kan ik naar huis maar daarom niet noodzakelijk als de wijzer op vijf uur staat.’
Dat die inzet van het personeel ook sterk geapprecieerd wordt, is een belangrijke motivatie voor Björn: ‘Toen we KMO-laureaat werden, betekende dat een grote onderscheiding voor de familie, maar ook voor ons. Wij werden toen als werknemers in de bloemetjes gezet. Er is een openingsfeest geweest waarop we allemaal persoonlijk werden bedankt voor onze inzet. Dat vond ik één van de mooiste momenten uit mijn carrière.’
Samen groeien
Bij de realisatie van grote projecten staat de goede werksfeer centraal: ‘We gaan samen vooruit door de sterke band die we hebben. De ideeën van de familie worden gedragen door de mensen en dat is essentieel. Een bedrijf is immers meer dan machines of vlees leveren. Je hebt mensen nodig die als team vlot kunnen samenwerken.’
Wanneer op sommige dagen de stress toch oploopt, neemt de collegialiteit die zorgen weg: ‘Half januari deed een collega mee aan de 30 Dagen Zonder Klagen-actie, de maand van het positief denken. Het papiertje in haar kantoor herinnerde haar elke dag aan dat engagement. Intussen heeft ze het blaadje ook afgeprint voor mij en het heeft zijn effect. Het werkt positief voor mezelf en voor de mensen rondom mij.’
Dankbaarheid
Björn is verankerd met het bedrijf én een gelukkige werknemer bij Dekeyzer-Ossaer: ‘Ik krijg hier al zeventien jaar de kans om mij persoonlijk te ontwikkelen en om de ervaring die ik heb opgebouwd ook verder te kunnen delen. Wanneer men mij vraagt om een opleiding te geven aan een nieuwe collega, dan wordt het compliment niet letterlijk uitgesproken. Toch is het er één, omdat zo wordt aangegeven dat ik het goed doe. Je voelt dat er appreciatie is van het management en daar ben ik op mijn beurt dan weer dankbaar voor.’
Synergie
De ervaring die Björn opgebouwd heeft bij Dekeyzer-Ossaer gaat ook over op zijn eigen persoonlijkheid en privéleven: ‘De gedrevenheid kun je ook in je privéleven doortrekken. Ik neem zelf meer initiatief. Zo boeken we helemaal zelf onze reizen en zoeken we alles uit. Dat was vroeger ondenkbaar geweest. Ik stel me vaak de vraag: ‘Waar komt dat vandaan?’
Het antwoord vindt Björn in zijn job: ‘Mijn vrouw en ik zijn beiden boekhouders. We zijn het niet gewend om een standaardleven te hebben. Door de passie voor je job, ben je niet standaard. Je wil steeds meer halen uit wat op je pad komt. Zo zet de gedrevenheid op professioneel vlak over op je privé en omgekeerd. Mooi, toch?’
Ontdek de huidige vacatures bij Dekeyzer-Ossaer via ons job platform.